Senior Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
HybridHamburg, Hamburg, Germany or Grafton, Wisconsin, United States
Job Summary
Support the German management team with proactive daily operations, including calendar management, meeting organization, and strategic decision tracking. Independently build and evolve the executive office while driving complex projects and special initiatives with high visibility. Act as the primary contact for national and international leaders, staff, and external partners, managing correspondence in German and English. Plan and coordinate business travel, events, and other organizational tasks within a matrix structure. This role requires a Bachelor's degree in business or commerce, several years of executive assistant experience, and proven project management skills. Fluency in German and English (C1) is essential, alongside strong communication, diplomacy, and discretion. A multi-month onboarding phase includes comprehensive knowledge transfer from the incumbent.
Required Qualifications
- erfolgreich abgeschlossenes kaufmännisches oder betriebswirtschaftliches Studium (mindestens Bachelor)
- mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant, Management Assistant oder Assistenz der Geschäftsführung
- nachweisbare Erfahrung im Projektmanagement sowie in der eigenständigen Steuerung komplexer Projekte auf Managementebene
- ausgeprägte Hands-on-Mentalität sowie die Fähigkeit, Themen selbstständig zu initiieren, voranzutreiben und erfolgreich umzusetzen
- hohes Maß an Eigeninitiative, unternehmerischem Denken und Verantwortungsbewusstsein
- Macher-Persönlichkeit mit pragmatischem Arbeitsstil, hoher Umsetzungsstärke und dem Anspruch, aktiv Mehrwert zu schaffen
- Erfahrung in einem internationalen Konzernumfeld sowie in Matrixorganisationen
- sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens C1-Niveau)
- professionelles, souveränes Auftreten, ausgeprägte Kommunikationsstärke und diplomatisches Geschick
- absolute Integrität, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
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