Sekretär / Office Manager (w/m/d) - (39h)
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Job Summary
Coordinate office administration, manage incoming and outgoing mail, and maintain structured digital and analog document management systems. Serve as the primary contact for clients, partners, and service providers via phone and email, routing inquiries internally. Support daily business operations by drafting proposals, generating invoices, and handling preliminary accounting tasks alongside the finance team. Manage team schedules, plan travel arrangements, and prepare meeting materials. Collect, verify, and sort invoices and receipts while collaborating closely with tax advisors and the managing director.
Required Qualifications
- eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Sekretär:in, Hotelkauffrau/-mann) oder mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren administrativen Rolle
- extrem strukturiert, gewissenhaft und eigenständig
- Diskretion und Zuverlässigkeit
- absolut sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen (Word, Excel, Outlook) bzw. der Google Workspace
- sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift (Deutsch)
- ein freundliches, professionelles Auftreten am Telefon
- Freude an Routineaufgaben
- behältst auch bei vielen gleichzeitigen Anfragen den Überblick
- echter Teamplayer
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