Sachbearbeitung (m/w/d)
HybridLeipzig, Saxony, Germany
Job Summary
Conduct invoice verification by checking formal and substantive accuracy, then prepare invoices for payment approval and clearance. Monitor bank statements to track payment inflows, resolve payment defaults, and manage overdue notices. Maintain employee master data, personal files, and year-end time accounts while validating performance and time records for accuracy. Digitize job center communications in compliance with data protection regulations and ensure strict separation of sensitive information between staff, administration, and leadership. Support the preparation of external billing documents and assist in developing administrative processes and internal database systems.
Required Qualifications
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Einschlägige Berufserfahrung in Verwaltung, Buchhaltung oder Personalwesen
- Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung, Rechnungsprüfung und im Umgang mit Zahlungseingängen
- Kenntnisse in der Personaladministration
- Sicherer Umgang mit MS Office
- Sehr gutes Zahlenverständnis
- Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise
- Hohes Verantwortungsbewusstsein
- Absolute Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Personal- und Finanzdaten
- Klare Haltung zu Datenschutz, Rollenklärung und Informationsgrenzen innerhalb der Organisation
- Selbstständige, zuverlässige und vorausschauende Arbeitsweise
- Kommunikationsstärke bei gleichzeitiger Professionalität und Klarheit in sensiblen Angelegenheiten
- Organisationsgeschick, Genauigkeit und Belastbarkeit im administrativen Alltag
- Identifikation mit den Werten eines inklusiven, gemeinnützigen Trägers
Desired Qualifications
- Erfahrung in der Personaladministration, idealerweise mit Bezug zu Arbeitszeiten, Leistungsnachweisen oder abrechnungsrelevanten Daten
- Erfahrung mit Buchhaltungs-, HR- oder Dokumentationssystemen
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