Pessoa Assistente Administrativa (Gestão da Informação)
On-siteLago Sul, Federal District, Federative Republic of Brazil
Job Summary
Coordinate the general secretariat for the Regional Delegation in Brasília, managing correspondence, email distribution, and the preparation of presentations and documents. Serve as the focal point for event logistics and administrative support across departments lacking dedicated staff, including seminars and workshops on information management. Oversee collaborative tools and databases, organizing Team Space structures, training users on protocols, and maintaining contact lists for delegates and mobile staff. Ensure strict adherence to confidentiality, protocol, and institutional identity standards while drafting communications and validating outgoing correspondence.
Required Qualifications
- Formação universitária completa
- preferencialmente em secretariado executivo, administração e/ou áreas afins
- Experiência sólida em trabalhos como secretário(a) executivo(a)
- preferencialmente em embaixadas ou organizações internacionais
- Fluência em português
- excelente capacidade de redação e comunicação formal, tanto oral quanto escrita
- Fluência em inglês (nível C1 ou superior)
- excelente capacidade de redação e comunicação formal, tanto oral quanto escrita
- Domínio avançado de espanhol (nível B2 ou superior)
- boa capacidade de comunicação oral e escrita em contextos profissionais
- Bom conhecimento prático de informática
- Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
- Microsoft SharePoint
- Visto de trabalho válido para trabalhar no Brasil
- caso seja pessoa estrangeira
- Disponibilidade para viagens
Desired Qualifications
- preferencialmente em embaixadas ou organizações internacionais
- Desejável conhecimento da plataforma de base de dados HCL
- Experiência com procedimentos administrativos e logísticos
- Experiência na organização de eventos (pequeno, médio e grande porte)
- Excelente capacidade de gestão do trabalho
- gestão de tempo
- definição de prioridades
- análise dos fluxos de comunicação
- Conhecimento do mandato do CICV
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