Office Manager & Sales Assistant
On-siteMilano, Umbria, Italian Republic
Job Summary
Coordinate daily office operations in Milan, managing facility relationships, vendor acquisitions, and coworking logistics while supporting the search for new spaces. Handle administrative and finance tasks including payroll processing, expense note preparation, and corporate document renewals in coordination with tax advisors. Organize internal team events and communications, support ISO 9001 audit preparations, and fulfill the role of Safety Representative for staff training and medical visits. Manage HR operations such as employee onboarding/offboarding, technology provisioning, fleet maintenance, and welfare platforms. Assist commercial functions by scheduling management agendas, updating CRM client contacts, preparing tender documentation, and managing supplier contracts. Requires 3+ years of experience, strong organizational skills, and availability for 3–4 days in Milan.
Required Qualifications
- Laurea o diploma
- Esperienza di almeno 3 anni in ruoli analoghi (Office Manager, Executive/Team Assistant, Administrative Assistant)
- Buona conoscenza della lingua inglese (scritto e parlato)
- Disponibilità a lavorare in sede a Milano almeno 3/4 giorni a settimana
- Ottime capacità organizzative, precisione e autonomia nella gestione di attività diverse e in parallelo
- Spirito di collaborazione e attitudine multidisciplinare, capacità di lavorare con interlocutori diversi (management, team, fornitori, clienti)
- Naturale predisposizione all'accoglienza e attenzione al dettaglio nella gestione dell'ufficio
- Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)
- Familiarità con piattaforme di home banking
Desired Qualifications
- in ambito economico, giuridico o linguistico è un plus, ma non essenziale dato il profilo trasversale del ruolo
- Pregressa esperienza in contesti aziendali dinamici o di consulenza è un plus
- Conoscenza del francese come plus
- Gradita esperienza con CRM
- Gradita conoscenza base di contabilità/note spese
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