Management & CRM Assistant (K/M)
On-siteWarsaw, Mazovia, Poland
Job Summary
Coordinate the CEO Office and executive management team's daily operations, including calendar management, travel logistics, and global event organization. Prepare board meeting agendas, business reports, and presentations using Microsoft Office, while managing action trackers to monitor strategic project execution. Oversee document workflows, expense reimbursements, and CRM database maintenance for clients and business partners. Collaborate with internal teams and external stakeholders to deliver executive initiatives and ad hoc tasks. Requires 5+ years of executive support experience, advanced English proficiency, and strong organizational skills.
Required Qualifications
- Minimum 5-letnie doświadczenie na stanowisku Executive Assistant, Management Assistant, Asystenta/-ki Zarządu lub w bezpośrednim wsparciu kadry zarządzającej
- Doświadczenie we współpracy z Zarządem oraz kadrą menedżerską (C-level)
- Bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word, Outlook, Teams) oraz umiejętność efektywnego wykorzystywania tych narzędzi
- Doświadczenie w organizacji spotkań, zarządzaniu złożonymi kalendarzami oraz koordynacji podróży służbowych
- Umiejętność przygotowywania raportów, analiz, prezentacji oraz pracy z dużą ilością danych i informacji
- Umiejętność prowadzenia action trackerów oraz skutecznego monitorowania realizacji zadań
- Wysoko rozwinięte umiejętności organizacyjne, planowania pracy oraz koordynowania wielu projektów jednocześnie
- Samodzielność, inicjatywa, dokładność oraz umiejętność ustalania priorytetów i pracy pod presją czasu
- Wysoka kultura osobista, dyskrecja oraz umiejętność budowania relacji w międzynarodowym środowisku biznesowym
- Bardzo dobra znajomość języka angielskiego (minimum B2, preferowany poziom C1)
Desired Qualifications
- Doświadczenie w przygotowywaniu materiałów na posiedzenia Zarządu lub Rady Nadzorczej
- Znajomość systemów CRM oraz narzędzi do zarządzania projektami (np. Asana, Trello, Monday.com, Planner)
- Umiejętność wykorzystywania narzędzi AI (np. Microsoft Copilot, ChatGPT) do przygotowywania materiałów, analiz i usprawniania pracy
- Doświadczenie w organizacji międzynarodowych wydarzeń biznesowych oraz konferencji
- Zaawansowana znajomość MS Excel (tabele przestawne, Power Query) oraz PowerPoint
Hiring someone like this?
Get your role in front of qualified candidates on Sorce.