Kaufmännische Teamassistenz (m/w/d) – Verwaltung (Teilzeit möglich)
Hybrid · Münster, North Rhine-Westphalia, Germany
Job Summary
Kaufmännische Teamassistenz im Verwaltungsbereich übernimmt zentrale kaufmännische und organisatorische Aufgaben: Erstellung und Überarbeitung von Angeboten und Aufträgen in Microsoft NAV, Pflege von Kontaktdaten und Debitorenstammdaten, Rechnungsstellung, Telefondienst, Postbearbeitung, Empfang und Bewirtung von Gästen, Beratung von Kund*innen zu digitalen Lösungen im Bereich Berichtsversand. Weiterhin Organisation von Bürobedarf sowie Flug-, Mietwagen-, Bahnbuchungen und Hotelbuchungen, Abstimmung mit Hausverwaltung, Handwerksbetrieben und Reinigungsfirma sowie Überwachung externer Dienstleistungen. Zusätzlich Vertretung hauswirtschaftlicher Tätigkeiten der Servicekraft am Nachmittag sowie Ferien-/Krankheitsvertretung im Verwaltungsbereich und Verwaltung der Speisewasserberichte. Unterstützung bei Vertretungen der Teamassistenzen und im Fuhrparkmanagement. Kompetenzen in MS-Office, idealerweise Navision ERP-System, eigenständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise, klare Kommunikation intern und extern, sowie Bereitschaft zur Prozessverbesserung.
Required Qualifications
- abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Ausbildung
- Erfahrung in Verwaltung/Organisation
- gute MS-Office Kenntnisse (Word, Excel, Outlook)
- Verständnis von ERP-Systemen (idealerweise Microsoft Navision)
- Eigenständige, verlässliche Arbeitsweise
- gute Kommunikationsfähigkeit
- flexible Arbeitszeiten
- Teamfähigkeit
- Bereitschaft zur Unterstützung in anderen Bereichen (Hauswirtschaft/Service)
- Quereinsteiger willkommen
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