Executive Assistant
On-siteKyiv, Kyiv City, Ukraine
Kyiv, Kyiv City, UkraineOn-siteFull TimeEnterprise
Full TimeEnterprise
Job Summary
Manage the General Director's and Leadership Team's calendar, coordinating end-to-end travel logistics, guest visits, and "turnkey" meeting organization. Oversee office infrastructure, including space lifecycle management, budget planning, vendor SLAs, and asset control. Direct the administrative support team, setting service standards, workload distribution, and performance metrics. Streamline document flow, ensure compliance with confidentiality policies, and drive cross-functional collaboration with HR, Finance, and Legal. Optimize administrative processes to enhance operational efficiency and cost effectiveness.
Required Qualifications
- Вища освіта
- 3+ років досвіду у сфері Executive / Administrative Support
- Досвід роботи з топ-менеджментом (first line / Leadership Team)
- Досвід управління командою адміністративної підтримки або координації функції
- Вільне володіння українською мовою
- англійська — upper- intermediate+
Desired Qualifications
- Бажано: досвід побудови або трансформації адміністративних процесів
- Високий рівень організації, стратегічної пріоритизації та управління часом керівництва
- Сильні навички комунікації та управління стейкхолдерами на різних рівнях
- Здатність працювати з конфіденційною інформацією та забезпечувати її захист
- Досвід координації складних процесів та управління декількома напрямами одночасно
- Розуміння бюджетування та контролю адміністративних витрат
- Навички оптимізації процесів і впровадження ефективних адміністративних рішень
- Проактивність, високий рівень відповідальності та ownership за результат
- Орієнтація на сервіс та партнерство з бізнесом
- Системне та аналітичне мислення, увага до деталей
- Здатність працювати в умовах невизначеності та високої динаміки
- Лідерство, вміння розвивати команду та формувати стандарти роботи
- Високий рівень ділової етики, доброчесності та конфіденційності
Hiring someone like this?
Get your role in front of qualified candidates on Sorce.