Auxiliar de Diretoria-DIRETORIA-Unidade Santa Lucia
$5,923,840–$5,923,840 year
On-siteBelo Horizonte, Minas Gerais, Brazil
Belo Horizonte, Minas Gerais, BrazilOn-siteFull Time$5,923,840–$5,923,840 yearSenior LevelHigh School Or Equivalent
Full TimeSenior LevelHigh School Or Equivalent
Job Summary
Coordinate executive office operations by managing reception, scheduling, and document protocol for directors and superintendents. Execute administrative tasks including agenda maintenance, meeting organization, file organization, and correspondence handling. Support leadership in problem-solving, process improvement, and daily reporting on patient admissions and surgical volumes. Manage financial transactions such as cash withdrawals and lunch sales, while coordinating equipment requests and facility bookings. Maintain communication boards and ensure compliance with safety and quality protocols.
Required Qualifications
- Ensino Médio completo
- Disponibilidade para assistir à Diretoria, acompanhando e executando tarefas relativas à recepção, controle e organização de arquivo, anotações nas agendas de compromissos, reuniões, preparação de materiais e demais atividades de suporte administrativo
- Capacidade de apoiar o superior imediato em assuntos inerentes à sua área de atuação, apresentando e discutindo soluções para problemas e irregularidades, a fim de subsidiar a definição de ações a serem adotadas e auxiliar na busca pelo melhoramento contínuo dos processos da área
- Habilidade para manter a Gerência informada diariamente sobre Relação dos Pacientes Internados e número de Cirurgias a ser realizadas
- Capacidade de receber pessoas que se dirigem à Diretoria colhendo e prestando informações
- Capacidade de gerir a agenda dos Superintendentes, Diretores e Gerentes
- Habilidade para atualizar o quadro que fica na sala da Gerencia todos os dias úteis da semana
- Capacidade de alimentar a agenda do Outlook para todos os agendamentos de reuniões
- Capacidade de acompanhar reuniões da Diretoria, quando necessário
- Habilidade para organizar e manter os arquivos da diretoria
- Capacidade de organizar e manter o funcionamento da Diretoria
- Responsabilidade pelo protocolo das correspondências recebidas
- Responsabilidade pelo protocolo de todos os documentos da Diretoria
- Capacidade de identificar a necessidade de suprimentos e realizar a solicitação via sistema Gesthos
- Capacidade de realizar cópia e digitalização de documentos, sob autorização da diretoria
- Capacidade de efetuar retirada de valores na Tesouraria e realizar acerto de notas no financeiro
- Capacidade de agendar as reuniões da Gerência, incluindo envio de e-mail, acréscimo na agenda do Outlook e alimentação do quadro na sala da Gerencia
- Capacidade de organizar a sala da Diretoria e solicitar lanche quando necessário
- Capacidade de confeccionar todos os documentos oficiais conforme demanda da Diretoria
- Capacidade de realizar atendimento telefônico, filtragem das ligações e anotar todos os recados e repassar para os membros da Diretoria
- Capacidade de receber documentações para autorização da gerência
- Capacidade de atualizar os quadros da comunicação
- Capacidade de atualizar o quadro de chaves
- Capacidade de dar suporte ao setor SAME, realizando cópias dos prontuários disponibilizados pelo faturamento para seguro DPVAT
- Capacidade de dar suporte ao financeiro realizando venda de almoço para colaboradores e terceiros
- Capacidade de abrir OS aos setores de Manutenção e TI quando houver algum equipamento e/ou item com avaria
- Capacidade de abrir OS ao setor de Ensino, para solicitar reserva do Centro de Estudos quando necessário
- Capacidade de observar as normas de segurança, controle ambiental e outras internas e/ou a legislação, pertinentes às suas atividades
- Capacidade de participar ativamente dos processos de Qualidade, fazendo cumprir os POPs
- Capacidade de executar outras tarefas similares às acima descritas a critério do gestor
- Disponibilidade para trabalhar de Segunda a Quinta: 7h às 17h | Sexta-Feira: 7h às 16h
Desired Qualifications
- Tecnólogo em Secretariado, Administração ou áreas afins
- Superior em Secretariado Executivo, Tecnólogo em Secretariado ou Administração
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