Asistente Ejecutivo(a) Bilingue
On-siteSantiago, Santiago Metropolitan, Chile
Job Summary
Administer the Country Manager's and assigned executives' agendas, including meetings, appointments, and strategic business activities. Coordinate internal and external meetings, managing logistics, materials, and follow-ups while acting as the liaison between executives and internal and external stakeholders. Manage, prioritize, and channel correspondence, emails, calls, and requests with high standards of professionalism and confidentiality. Prepare presentations, reports, meeting materials, and executive documentation. Coordinate domestic and international travel, including flights, accommodation, transport, visas, itineraries, and required documentation, while managing changes and contingencies efficiently. Support executive visitors, leadership meetings, client meetings, and corporate events. Organize conferences, workshops, off-site meetings, and internal corporate activities. Take minutes when required and ensure follow-up on agreed actions. Draft, review, and correct professional communications and documentation in English and Spanish. Maintain confidential records and archives with the highest level of discretion. Support administrative processes such as expense reporting, invoice coordination, purchase orders, and other requirements. Collaborate closely with HR, Finance, IT, Facilities, Sales, and regional/global teams. Provide flexible support on special projects and other business priorities as needed.
Required Qualifications
- Al menos 5 años de experiencia brindando soporte a alta dirección o ejecutivos de nivel C en entornos corporativos multinacionales o de ritmo acelerado
- Inglés y español avanzados, tanto escritos como hablados
- Manejo avanzado de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel y PowerPoint) y herramientas de colaboración como Teams, Zoom y SharePoint
- Experiencia coordinando viajes complejos, reuniones ejecutivas y eventos corporativos
- Excelentes habilidades de organización, planificación y gestión del tiempo, con capacidad para manejar múltiples responsabilidades simultáneamente
- Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación, con capacidad para relacionarse eficazmente con todos los niveles de la organización
- Capacidad para trabajar bajo presión y responder eficazmente a prioridades cambiantes
Desired Qualifications
- Proactividad y capacidad para anticiparse a las necesidades del negocio y de los ejecutivos
- Alto nivel de organización y atención al detalle
- Profesionalismo, discreción y manejo confidencial de la información
- Capacidad para resolver problemas de manera efectiva, con un enfoque flexible y adaptable
- Alta inteligencia emocional y habilidad para construir relaciones de trabajo efectivas con distintos equipos y niveles organizacionales
- Orientación al trabajo colaborativo y actitud positiva hacia el trabajo en equipo
- Sensibilidad cultural y capacidad de adaptación en entornos internacionales
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