Adjoint.e exécutif.ive
$60,000–$75,000 year
On-siteMontréal, Quebec, Canada
Job Summary
Coordinate with leadership on planning, implementation, and monitoring of strategic projects and action plans. Draft, edit, and format communications, reports, and presentations while compiling data for analysis dashboards and board documentation. Manage logistics for executive meetings and special corporate events, including drafting agendas and correspondence. Organize physical and digital files, ensuring secure archival of confidential documents in compliance with privacy laws. Serve as a resource for vendors and support recruitment integration processes. Contribute to internal team activities and act as an organizational ambassador to members and partners.
Required Qualifications
- Diplôme collégial (DEC) ou professionnel (DEP/AEC) en administration, bureautique ou tout autre domaine pertinent, ou expérience équivalente
- Expérience pertinente d'une (1) à deux (2) années dans un rôle similaire
- Excellente maîtrise du français parlé et écrit
- Maîtrise de la suite Office 365 (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et des outils de bureautique
- Rigueur, autonomie, initiative et débrouillardise
- Un esprit d'équipe et une habileté à bâtir des relations interpersonnelles, discrétion et tact
- Une capacité à gérer de nombreux dossiers simultanément selon les échéanciers établis
- Une connaissance avancée des logiciels MS Office 365 (Excel, Outlook et Teams)
- Communication claire et professionnelle : capacité à rédiger avec précision, à s'exprimer avec diplomatie, et à interagir efficacement avec divers publics
- Autonomie et initiative : capacité à travailler de manière autonome, à anticiper les besoins, à poser des actions concrètes sans supervision étroite et à faire preuve de proactivité dans la gestion des priorités
- Organisation et gestion des priorités : aptitude à planifier efficacement, à structurer son travail et à gérer plusieurs mandats à la fois avec méthode
- Esprit d'analyse et de synthèse : capacité à traiter l'information, à poser un regard critique et à proposer des solutions pertinentes
- Polyvalence et adaptabilité : aisance à passer d'un dossier à l'autre et à répondre à des besoins variés dans un environnement évolutif
- Sens des responsabilités : respect des engagements, souci du détail et rigueur professionnelle
- Discrétion et respect de la confidentialité : capacité à traiter de l'information sensible avec professionnalisme et éthique
- Esprit d'équipe et collaboration : volonté de soutenir l'équipe et de contribuer positivement au climat organisationnel
- Maîtrise émotionnelle : capacité à gérer le stress, à maintenir une attitude posée et à faire preuve de stabilité émotionnelle, même dans des situations exigeantes
- Apprentissage continu : curiosité, ouverture au changement et volonté de se développer avec l'organisation
Desired Qualifications
- Connaissance du milieu de la construction ou du secteur associatif (un atout)
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